A Ouvidoria não atua como auditoria, corregedoria ou comissão de ética, mas pode realizar atividades colaborativas com esses setores administrativos com o objetivo de assegurar a integridade das rotinas de trabalho da administração pública.

No caso da transparência ativa, a divulgação das informações ocorre por iniciativa dos órgãos públicos, independente de solicitação. A disponibilização de informações na sua página de internet ocorre de forma espontânea. Na transparência passiva, há o atendimento somente quando a sociedade faz uma solicitação, mediante requisição do interessado (pessoa natural ou jurídica).

Se o órgão ou entidade se omitir e não responder ao pedido de informação no prazo máximo de 30 (trinta) dias (vinte dias + dez dias de prorrogação), o solicitante tem 10 (dez) dias para apresentar reclamação à Autoridade de Monitoramento da LAI, que deverá se manifestar em 5 (cinco) dias.

Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção.